صورت جلسه و نحوه تنظیم آن

* رئیس جلسه : به مانند سایر اعضاء دارای یک رأی خواهد بود با این تفاوت که درصورت مساوی بودن تعداد آراء می تواند نظر نهائی را درخصوص تصویب یا عدم تصویب یک مصوبه ارایه نماید.

* دبیر جلسه :که به عنوان منشی وظایف را انجام می دهد، یا از بین اعضاء انتخاب می شود و یا اینکه از قبل طبق مقررات انتخاب می گردد.

وظایف دبیر جلسه عبارت اند از :

۱- تهیه دعوتنامه و ارسال آن برای اعضاء و همچنین اطمینان از دریافت توسط اعضاء

۲- نظارت برآماده بودن محل جلسه و همچنین اطمینان از وسایل مورد نیاز در جلسه

۳- تنظیم صورتجلسه و به امضاء رساندن آن

۴- ارسال نسخه ای از صورتجلسه برای اعضاء

۵- بایگانی سوابق جلسه در دبیرخانه

لازم به ذکر اینکه : حضور تمامی اعضاء در جلسه الزامی و در صورت غیبت باید در صورتجلسه اسامی قید گردد.

صورت جلسه :

صورت جلسه نوشته ای است که در آن خلاصه گفتگوهای اعضاء جلسه ذکر می گردد. به عبارت دیگر نوشته ای است که در برگیرنده مطالب مطرح شده، هم چنین در مورد گفتگو ها و تصمیمات اتخاذ شده در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری.

چهارچوب صورتجلسه :

هر صورت جلسه ای دارای ارکانی است که بدون تردید باید ذکر شود .

حال اینکه برخی از این ارکان بسیام مهم بوده و بدون آنها صورت جلسه تحقق پیدا نمی کند. اما برخی از ارکان در درجه دوم اهمیت قرار دارند که با نبود آنها صورت جلسه دچار مشکل نخواهد شد .  بطور عادی و معمولی ارکان صورت جلسه عبارت اند از:

۱- مشخصات اعضاء شرکت کننده که در این مورد مشخصه های فردی و شغلی شرکت کننده یعنی نام ونام خانوادگی، سمت و سازمان معرفی کننده باید نوشته شود.

۲- امضاء شرکت کنندگان که باعث رسمی شدن و یا رسمیت یافتن صورتجلسه می شود.

۳- دستور جلسه که منظور موضوع یا موضوع هائی است که برای حل و فصل آنها جلسه تشکیل می یابد و در اصل هدف جلسه می باشد.

۴- مستندات مطالب مطرح شده که منظور درج مذاکرات و پیوست های ارائه شده می باشد.

۵- تصمیمات اتخاذ شده که منظور جمع بندی گفتگوهای اعضاء جلسه در چند جمله مستقل می باشد.

۶- زمان جلسه یعنی تاریخ دقیق (روز، ماه و سال ) و همچنین شروع و پایان جلسه می باشد.

۷- مکان جلسه که همان محل برگزاری جلسات است.

۸- تکلیف جلسه بعدی که منظور از این رکن از جلسه این است که اگر موضوعی به دلیل اهمیت و وسعت دامنه، بخشی به جلسه بعدی موکول گردید در صورتجلسه زمان، مکان و دستور جلسه بعدی مشخص گردد.

نحوه تنظیم صورتجلسه های مختصر و مفصل:

۱-شماره جلسه : در این قسمت شماره هر جلسه براساس استمرار و یا دوره ای بودن تکمیل می گردد.

۲-زمان جلسه : در این قسمت تاریخ برگزاری جلسه و زمان شروع و خاتمه جلسه ذکر می گردد.

۳-مکان جلسه : در این قسمت محل برگزاری جلسه نوشته می شود.

۴-دستور جلسه : که منظور هدف برگزاری جلسه بوده و از قبل تعیین می گردد.

۵-اعضاء جلسه : درصورتی که اعضاء قبلاً معرفی شده باشند در صورت هم سطح نبودن شرکت کنندگان به ترتیب اهمیت مقام و در صورت هم سطح بودن طبق حروف الفبا تکمیل می گردد.

۶- مطالب مطرح شده : دراین قسمت گفتگوهای شرکت کنندگان قید می گردد که روش کار جهت سهولت در امر مطالعه می شود که ابتدا نام و نام خانوادگی بیان کننده مطلب و سپس با خط فاصله مطلب نوشته می شود.

۷-تصمیمات اتخاذ شده : دراین قسمت چکیده تصمیمات اتخاذ شده به ترتیب اهمیت به صورت فهرست وار نوشته می شود.

۸- جلسه بعدی: در این قسمت در صورت نیاز به ادامه مطلب جلسه بعدی از نظر زمان و مکان برای اعضاء مشخص می گردد.

۹-امضاء : در این قسمت شرکت کنندگان بعد از مطالعه مطالب صورتجلسه، صورتجلسه را امضاء نموده که روش کار بدین صورت می باشد: ابتدا نام و نام خانواگی خود را نوشته و سپس امضاء می نمایند.

/ 0 نظر / 347 بازدید